Tổng quan về kỹ năng viết Email

• Viết email là kỹ năng thiết yếu trong môi trường văn phòng, đòi hỏi sự mạch lạc trong cấu trúc (mở, thân, kết) và văn phong phù hợp.

• Tài liệu cung cấp hướng dẫn về các loại email, cấu trúc chuẩn, quy tắc viết và lựa chọn từ vựng/văn phong.

Cấu trúc một Email thương mạiMột email chuyên nghiệp gồm 4 phần chính:

• Dòng chủ đề (Subject line): Cần ngắn gọn, rõ ràng và mô tả đúng mục đích.

• Lời chào (Greeting): Độ trang trọng tùy thuộc vào đối tượng nhận (ví dụ: "Dear [Name]" cho sự trang trọng, "Hi [Name]" cho sự gần gũi).

• Nội dung (Body): Cần rõ ràng, súc tích, các đoạn văn ngắn hơn văn bản học thuật.

• Kết thư (Sign-off): Chọn lựa phù hợp với đối tượng (ví dụ: "Best regards" cho sự trang trọng, "Best" cho sự thân mật).

10 lưu ý quan trọng khi viết Email

1. Giữ giọng điệu chuyên nghiệp.

2. Chủ đề rõ ràng, ngắn gọn.

3. Hạn chế dùng biểu tượng cảm xúc (emoji).

4. Cấu trúc email hợp lý.

5. Phản hồi kịp thời.

6. Sử dụng phông chữ và định dạng chuẩn.

7. Cẩn trọng khi chuyển tiếp (forward) email.

8. Hạn chế sự hài hước.

9. Đề cập rõ ràng đến tệp đính kèm.

10. Lựa chọn cách kết thư phù hợp.

Lựa chọn từ vựng và văn phong

• Văn phong: Sử dụng câu chủ động để truyền tải thông điệp trực tiếp và rõ ràng. Hạn chế dùng từ viết tắt trong văn bản trang trọng.

• Từ vựng: Tránh dùng tiếng lóng, thành ngữ hoặc các cụm từ sáo rỗng. Cần nhất quán trong văn phong và đa dạng hóa vốn từ để tránh lặp từ.